Voraussetzungen
- Ein HubSpot-Konto mit der Berechtigung, neue App-Verbindungen für das Portal zu autorisieren.
- Ein Scanova-Plan, der die HubSpot-Integration enthält. Ohne diesen erscheint beim Verbinden die Fehlermeldung “Your plan does not include HubSpot integration”.
- Mindestens ein Form-Builder-Formular oder ein QR-Code mit einer Einsendequelle (Custom Form, Feedback, RSVP, Real-Estate-Anfrage oder Restaurant-Feedback), die bereits eingerichtet ist, da der Assistent etwas zum Synchronisieren benötigt.
Verbindung einrichten
HubSpot öffnet sich als eigene vollständige Seite (kein Seitenpanel), da der Assistent den Platz dafür benötigt.1
HubSpot-Integration öffnen
Wählen Sie unter Integrations die Option Add Integration, suchen Sie die HubSpot-Kachel und wählen Sie Setup.
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HubSpot verbinden
Wählen Sie Connect HubSpot. Sie werden zu HubSpot weitergeleitet, um Scanova zu autorisieren, und anschließend zum Assistenten zurückgeführt. Nach erfolgreicher Autorisierung zeigt ein grünes Banner die verbundene Portal-ID an.
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Sync-Quelle wählen
Wählen Sie den Typ der Einsendequelle: Forms (jedes Form-Builder-Formular), Custom Form Component, Feedback Form (Feedback QR Code), RSVP Form Component, Inquiry Form (Real Estate QR Code) oder Feedback Form (Restaurant QR Code).
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Quelle auswählen
Suchen Sie je nach gewähltem Typ das konkrete Formular oder den QR-Code aus, dessen Einsendungen synchronisiert werden sollen.
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HubSpot-Aktion wählen
Legen Sie fest, welches HubSpot-Objekt jede Einsendung erzeugen soll: Create Contact, Create Company, Create Deal oder Create Ticket.
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Felder zuordnen
Ordnen Sie die Felder Ihrer Quelle den HubSpot-Eigenschaften zu. Die für das gewählte Objekt hervorgehobenen HubSpot-Eigenschaften sind bereits vorgelistet; über Add a field lassen sich weitere Eigenschaften aus dem vollständigen Katalog zuordnen. Inkompatible Zuordnungen werden inline blockiert – so kann etwa eine numerische HubSpot-Eigenschaft nicht auf ein Textfeld abgebildet werden, und eine Datumseigenschaft nicht auf ein Feld ohne Datum.
Eine Zuordnung, die der Assistent nicht als ungültig markiert, sich aber dennoch nicht in den Typ der HubSpot-Eigenschaft überführen lässt, wird beim Synchronisieren stillschweigend verworfen, statt einen Fehler auszulösen – die Inline-Validierung existiert genau dafür, dies vorher abzufangen.
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Prüfen, testen und abschließen
Benennen Sie die Verbindung (dient später zur Identifikation unter Active Connections), prüfen Sie die Zuordnungsübersicht und wählen Sie optional Send test, um einen Beispieldatensatz an HubSpot zu senden und dessen Ankunft zu bestätigen, bevor Sie Complete setup auswählen.
Verbindung verwalten
- Disconnect (im verbundenen Banner) stoppt die Synchronisierung für das gesamte Portal – jede daran gebundene HubSpot-Verbindung sendet dann keine Daten mehr.
- Das Bearbeiten einer bestehenden Verbindung über Active Connections öffnet erneut denselben 5-stufigen Assistenten, bereits vorausgefüllt.
Welche Daten wohin fließen
Jedes Mal, wenn das konfigurierte Formular oder der QR-Code eine neue Einsendung erhält, sendet Scanova die zugeordneten Feldwerte als neuen Datensatz des gewählten Objekttyps (Contact, Company, Deal oder Ticket) an das verbundene HubSpot-Portal.Weiterführende Informationen
- Slack – eine weitere per OAuth verbundene Integration mit eigenem, benanntem Regel-Builder.
- Webhooks – eine generische Alternative, falls Sie Einsendedaten an einen Ort senden möchten, den HubSpot nicht abdeckt.
- Form management – die API hinter den Forms-Quellen, aus denen dieser Assistent synchronisiert.
- Lead list management – die API hinter den älteren Lead-List-Sync-Quellen.